どれだけ忙しくても、1日は24時間しかありません。「時間が足りない！」と感じている方も多いのかもしれませんね。
1日を25時間にするのは不可能ですが、「24時間をしっかりと管理して、より効率的に使う」ことなら可能です。社会人として身につけておきたい時間管理術の詳細と共に、時間管理を行う際に、覚えておくと便利なテクニックを紹介します。
時間管理の重要性
時間管理術とは、自分自身の「時間」を管理することで、より効率的に動けるように工夫することを言います。一生懸命に頑張っていても、ただダラダラと過ごしていても、平等に過ぎていくのが時間です。どうせなら「効率よく使って、自分の人生を充実させたい！」と思う方も多いことでしょう。
また時間管理術は、以下のようなお悩みを抱えている方にもオススメです。
- 毎日の仕事に追われ、勉強する時間が確保できない
- 頑張っているつもりなのに、常に仕事の納期に追われている
- ダブルブッキングで焦ることがある
- 仕事ばかりで、なかなかリラックスできない
このような問題は、適切な時間管理術を身につけることで、解決できる可能性があります。
- 優先度の低い仕事にダラダラと時間をかけ過ぎない
- 集中する時間とリラックスする時間を分ける
- 一日の予定を詰め込み過ぎない
- 各仕事の時間配分を、あらかじめ決めておく
時間管理術を身につけるということは、自身の時間の使い方を見直すと共に、その場面に見合った、臨機応変に対応できる力を身につけることでもあります。
時間の流れを意識して、「重要度の高い仕事に集中する時間」「ささっと終わらせるデスク業務」など、自身の取り組み方にまで変化を持たせることで、効率化が図れるでしょう。
時間をかけようと思えば、いくらでも時間をかけられてしまうのが仕事の世界です。だからこそ「自分自身で時間を管理して、効率よく業務をこなしていく」ことが重要なのです。
時間管理に使えるテクニックなど
積極的に時間管理を行って、さまざまな作業の効率を高めていきたい！と思ったときには、ぜひ以下のテクニックを参考にしてみてください。無理のない時間管理に結び付いていくはずです。
★ポモドーロテクニック
限られた時間を有効に活用するための人気のテクニックで、時間を「25分＋5分」で区切り、「25分の集中時間」と「5分の休憩時間」を組み合わせて、さまざまなタスクを完了させていく方法です。
ポモドーロテクニックのコツは、自身が抱えるさまざまなタスクを、「25分」という時間で分類することにあります。「この時間内では終わらない！」という場合には、仕事内容をいくつかのステップに分けて、25分ずつになるよう調整しましょう。
1日8時間の仕事だとしたら、抱えられる仕事量は16ポモドーロまでです。また4ポモドーロの仕事をこなしたら、少し長めの休憩をとる必要があります。
時間を区切ることで集中力を増すことができ、また1日にこなせる仕事量を把握しやすくなるというメリットがあります。
★To Doリストの作成
仕事で欠かせないのがTo Doリストの作成ですが、時間管理を意識するなら、リスト作成時に「優先順位」を意識することがコツとなります。せっかくリストを作っても、重要度の高い仕事がわからないと、後回しになってしまう可能性があります。
「絶対にやらなければならないこと」、「できればやりたいことなど」、わかりやすいように分けて記載しておくのがオススメです。
★スケジュールの見える化
時間管理を効率よく進めていくためには、スケジュールを見える化するのもオススメの方法です。自身の予定を書き込むスケジュール帳は、一つに統一しておきましょう。そして「明日の予定」は、見逃すことがないように「見える化」しておきます。
ボードに書く、付箋を使用してわかりやすくする、アプリを使うなど、いろいろな方法がありますから、自分に合った方法を使い分けて、効率的に管理を行いましょう。
時間管理がうまくいけば、一日中仕事に追われるようなこともなくなるはずです。集中するべき時間と、余裕を持っていられる時間を分けることで、ストレスの軽減にもつながることでしょう。「頑張っているつもりなのに、なかなか仕事が終わらない。成果につながっていない」と感じたら、時間管理術を活用してみてください。
